個資表單或機密研發文件的管理

金融業在流程新增紙本個資表單掃描工作

新版個資法上路，不再只限於電腦處理的個人資料，包括所有含有個資的紙本文件都需做好保護。首當其衝的是在營運流程中會用紙本來蒐集個資的企業，例如民眾會去各分行開戶的銀行業、電信業等。已有業者看好紙本文件安控管理的商機，推出產品加服務的解決方案。

過去就曾發生有銀行將民眾開戶的資料隨意遺棄在垃圾桶，未妥善銷毀。

台灣佳能BIS企劃部經理王友三指出，在個資法上路前就有金融業、製造業積極的想解決紙本個資或機密研發文件的管理問題，尤其以金融業來說這些含有個資的各類紙本表單量是每日不斷新增。

因此，企業可以檢視現有作業流程，透過先進智慧型數位複合機，在產出一筆新的個資文件時就將其掃描建檔，往後若有任何違法政策、規則的使用行為，系統皆可留下log稽核記錄，前提是企業必須搭配建置好機密文件的分類、分級制度。至於舊的紙本文件則需要慢慢將文件電子化進行文件歸檔。

此外，事務機廠商也都看到文件列印後在事務機上遭人隨意領走的資料外洩問題。台灣Canon可選擇在本機或直接在中央控管的伺服器上設定存取密碼，限定須要使用者本人才能取走列印的文件。除了支援密碼保護列印的功能外，富士全錄若加裝硬碟則擁有「影像複寫」功能，若是沒有影印文件的權限，影印出來的文件會是一片烏黑。

由於個資管理與營運流程息息相關，王友三建議企業可以先透過文件輸出管理健診服務，從成本、管理、資安等面向來提升企業文件管理效率。

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