個資管理,存取控制是最主要問題

從日本經驗看個資管理 存取控制是最主要問題

新版個資法通過以來，經常聽到企業表示不知道該怎麼做才好，鄰近台灣的日本早在2005年便已實施個人情報保護法，累積不少法規遵循經驗，也成為台灣企業借鏡學習的對象。

網屋株式會社ISO資深顧問柴崎正道表示，企業應依照PDCA管理循環，在組織內部建立一個符合法規的個資保護管理制度。

在PDCA循環中，每一個階段都有不同的重點工作（如表1所示）。首先，在Plan階段，最花時間的工作就是個資盤點，企業必須清楚擁有哪些個人資料、在哪些員工身上，才會知道該如何做好保護，另外，建立事故應變處理程序，則是這個階段最重要的工作。

第二個Do階段，最重要的就是資料外洩事件模擬演練，重點在於，一旦發生個資事件，內部高層該如何應對，有了事前的模擬演練，事發後才知道該怎麼做，不致於一團混亂，以日本來說，雖然法規通過至今將近8年之久，但還是持續發生資料外洩事件，所以企業在平常就要做好模擬演練，而且要避免再犯同樣的錯誤。

至於C與A往往是企業最不知道該如何執行的階段，柴崎正道建議個資業務的承辦人，可以對企業內部比較有認知或決定權的人（如：董事會成員、業務行銷人員…等），一直不斷進行洗腦工作、強調遵循個資法規的重要性，尤其在外界發生個資事件時更要加強提醒，因為此時效果最好。

最後，柴崎正道提出企業個資管理上最常遇到的問題就是，取得個資後的權限控管問題，大多數員工都能存取個人資料，但企業卻沒有機制去掌握是誰在哪一個時間點進行存取，因此，如何制定與落實個資的存取控制政策(policy)，對企業來說是非常重要的一件事。

企業必須依據部門別、職務別、業務與責任範圍，以「Need To Know」為基本原則，賦予員工最低程度的存取權限，並使用工具記錄下日常的個資存取行為，定期檢視Log，確認這些存取行為是遵循內部政策，以及是否有不當、非法的存取，如此才能降低個資管理的內部風險。

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